Politique de Confidentialité

1. Préambule

Futuras Tech Solutions (ci-après « nous » ou « l'Éditeur») accorde une importance particulière à la protection des données personnelles des Utilisateurs de la plateforme TrackPass. La présente Politique de Confidentialité décrit la nature des données collectées, leurs finalités, leur durée de conservation, ainsi que les droits dont dispose chaque personne concernée, conformément à la loi sénégalaise n° 2008-12 du 25 janvier 2008 sur la protection des données à caractère personnel et, le cas échéant, à toute réglementation équivalente applicable dans le pays d'implantation du Client.

2. Responsable du Traitement

Selon le contexte, deux qualifications s'appliquent :

• Futuras Tech Solutions est responsable du traitementpour les données strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l'amélioration technique du Service (comptes d'accès à la console, journaux techniques, données de facturation) ;
• L'entreprise Cliente (l'employeur) est responsable du traitement des données de présence, de ressources humaines et de gestion interne de ses propres employés, TrackPass agissant alors en qualité de sous-traitant au sens de la réglementation applicable, pour le compte et sur instruction du Client.

3. Données Collectées

• Données d'identité : nom, prénom, photo de profil, fonction, service, coordonnées professionnelles.
• Données de badge et de présence : identifiant du badge RFID/NFC, horodatage des scans d'entrée et de sortie, statut de ponctualité, localisation du Terminal utilisé.
• Données RH : demandes de congé et d'absence, justificatifs associés, historique de validation.
• Données d'activité : tâches, commentaires et pièces jointes créés dans les tableaux collaboratifs, documents signés électroniquement.
• Données techniques : journaux de connexion, adresse IP, type d'appareil et de navigateur, préférences d'affichage enregistrées localement.

4. Finalités du Traitement

Les données collectées sont utilisées exclusivement pour :

• assurer le suivi des présences et des temps de travail des employés du Client ;
• permettre la gestion des demandes d'absence, de congé et des tâches internes ;
• sécuriser l'accès aux Comptes et prévenir toute utilisation frauduleuse du Service ;
• générer des rapports statistiques et des indicateurs d'assiduité à destination des administrateurs du Client ;
• envoyer des notifications relatives à l'activité de l'Utilisateur au sein du Service ;
• assurer la maintenance, l'amélioration continue et la sécurité de la plateforme.

Ces données ne sont en aucun cas utilisées à des fins de prospection commerciale, ni cédées ou revendues à des tiers à des fins publicitaires.

5. Base Légale

Le traitement repose selon les cas sur l'exécution du contrat conclu entre l'Éditeur et le Client, sur l'intérêt légitime du Client à assurer la gestion de ses ressources humaines et la sécurité de ses locaux, ou sur le respect d'une obligation légale à laquelle le Client est soumis en matière de droit du travail.

6. Hébergement et Sécurité

L'ensemble des données est hébergé sur une infrastructure Cloud professionnelle sécurisée, fournie par Google Cloud Platform (Firebase), bénéficiant de mécanismes de chiffrement des données en transit et au repos, de sauvegardes régulières et de contrôles d'accès stricts fondés sur le rôle de chaque Utilisateur. L'accès aux données est limité aux seules personnes habilitées, selon le principe du moindre privilège.

L'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données contre tout accès non autorisé, altération, perte ou divulgation accidentelle.

7. Conservation des Données

Les données de présence et de ressources humaines sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle entre le Client et l'Éditeur, puis archivées ou supprimées conformément aux obligations légales de conservation applicables au Client (notamment en matière de droit du travail), sauf demande contraire justifiée du Client. À l'issue de cette période, les données sont supprimées ou anonymisées de façon irréversible.

8. Cookies et Stockage Local

La console web d'administration utilise le stockage local du navigateur (« localStorage ») à des fins strictement fonctionnelles : mémorisation de préférences d'affichage (par exemple la densité d'affichage d'un tableau) et mémorisation des alertes déjà traitées par un administrateur, afin d'éviter leur réaffichage inutile. Aucune de ces informations n'est transmise à des tiers ni utilisée à des fins de suivi publicitaire.

9. Destinataires et Transferts

Les données sont accessibles aux seuls Utilisateurs habilités du Client, selon leur rôle (employé, gestionnaire, administrateur), ainsi qu'au personnel technique strictement nécessaire de l'Éditeur pour assurer la maintenance du Service. Elles peuvent être hébergées sur des serveurs situés hors du territoire national du Client, dans le cadre de l'infrastructure Cloud mentionnée à l'article 6, laquelle applique des garanties de sécurité et de confidentialité reconnues au niveau international.

10. Droits des Personnes Concernées

Conformément à la réglementation applicable, chaque Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur ses données personnelles. Ces droits s'exercent en premier lieu auprès de l'administrateur de son entreprise (le Client), responsable de traitement pour les données RH, ou directement auprès de l'Éditeur pour les données relevant de sa propre responsabilité.

En cas de désaccord persistant, l'Utilisateur peut introduire une réclamation auprès de la Commission de Protection des Données Personnelles (CDP) du Sénégal, ou de l'autorité de protection des données compétente dans son pays de résidence.

11. Modification de la Politique de Confidentialité

La présente Politique peut être mise à jour pour tenir compte des évolutions du Service ou de la réglementation. La version en vigueur est celle publiée au sein du Service, avec mention de sa date de dernière mise à jour.

12. Contact et Exercice des Droits

Futuras Tech Solutions, Dakar, Sénégal