Guide d'installation et d'utilisation du terminal TrackPass FS-1
Suivez ce guide pas à pas pour installer votre terminal, le connecter à votre réseau WiFi, et permettre à vos équipes de pointer en quelques minutes.
1. Contenu de la boîte
Ce que vous trouvez en ouvrant la boîte. Cochez chaque élément au fur et à mesure.
2. Installation matérielle
Comment installer physiquement le terminal.
Choisir l'emplacement
Idéalement à hauteur de badge : entre 90 cm et 130 cm du sol. Dans une zone de passage visible, proche de l'entrée principale. À moins de 5 mètres d'un point d'accès WiFi.
Fixer le terminal (optionnel)
Le terminal peut être posé à plat sur un meuble ou fixé au mur. Pour la fixation murale, percez 2 trous selon le gabarit fourni (entraxe 8 cm), insérez les chevilles M5, vissez le support, puis clipsez le terminal. La fixation murale est recommandée dans les environnements à fort trafic.
Brancher l'alimentation
Connectez le câble Mini-USB au port situé en bas du terminal. Branchez l'autre extrémité à l'adaptateur secteur, puis branchez l'adaptateur à la prise secteur. Le terminal s'allume automatiquement, aucun bouton à appuyer.
Observer le démarrage
L'écran affiche TrackPass FS-1 : Démarrage...pendant quelques secondes, puis tente de se connecter au WiFi. S'il n'a pas encore de configuration WiFi, il passe automatiquement en mode configuration. C'est tout à fait normal : suivez la section suivante.
3. Configuration WiFi
L'étape la plus importante : connecter le terminal à votre réseau.
Quand le terminal n'a pas encore de identifiants WiFi enregistrés, il entre automatiquement en Mode configuration et diffuse son propre réseau WiFi temporaire nommé TrackPass-Setup-XXXX.
- 1L'écran du terminal affiche Mode configuration WiFi et le nom du réseau temporaire (ex : TrackPass-Setup-A3F2). Notez ce nom.
- 2Sur votre smartphone, ouvrez les Paramètres WiFi et connectez-vous au réseau affiché sur l'écran du terminal. Aucun mot de passe n'est requis.
- 3Ouvrez l'application TrackPass sur votre smartphone et allez dans Terminaux → Configurer un terminal.
- 4L'application détecte automatiquement votre terminal et affiche la liste des réseaux WiFi disponibles.
- 5Sélectionnez votre réseau WiFi d'entreprise dans la liste, entrez le mot de passe, et appuyez sur Configurer.
- 6Le terminal se connecte à votre réseau. L'écran affiche WiFi OK en vert, puis Cloud OK en vert. Configuration terminée.
Fréquence
2,4 GHz uniquement (le WiFi 5 GHz n'est pas supporté)
Sécurité
WPA2 recommandé
Connexion internet
Requise (le terminal communique avec le Cloud en permanence)
Port
443 (HTTPS) doit être ouvert
Problèmes fréquents
| Symptôme à l'écran | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| WiFi hors ligne | SSID ou mot de passe incorrect | Recommencer la configuration |
| WiFi hors ligne en boucle | Signal trop faible | Rapprocher le terminal du routeur |
| Cloud KO malgré WiFi OK | Pas d'accès internet | Vérifier la connexion internet du routeur |
| L'écran n'affiche rien | Problème d'alimentation | Vérifier le câble Mini-USB et l'adaptateur |
4. Première utilisation et association des badges
Préparer le terminal pour une utilisation réelle au quotidien.
Vérifier que le terminal est en ligne
Dans l'application admin TrackPass : Terminaux → vérifiez que le terminal affiche un indicateur vert En ligne. S'il reste rouge ou gris après 2 minutes de connexion WiFi réussie, essayez de débrancher puis rebrancher le câble d'alimentation.
Associer les badges de vos employés
Chaque employé doit avoir son badge RFID/NFC lié à son compte avant de pouvoir utiliser le terminal. Deux méthodes possibles :
Via l'application mobile
App mobile → Équipe → Sélectionner l'employé → Champ « Badge RFID/NFC » → « Scanner un badge » → Approcher le badge du terminal → L'UID s'affiche automatiquement → Sauvegarder.
Via le tableau de bord web
Tableau de bord → Employés → Sélectionner l'employé → Informations → Saisir l'UID du badge manuellement (l'UID est affiché à l'écran du terminal quand un badge inconnu est approché).
Configurer les règles de pointage
App mobile → Réglages → Règles de pointage. Paramètres à configurer :
- Heure de début de journée
- Tolérance retard (en minutes)
- Heure limite avant marquage « absent »
Tester un premier pointage
Demandez à un employé d'approcher son badge. L'écran doit afficher son nom, l'heure, et le statut À l'heure ou Retard. Vérifiez dans l'app admin → Tableau de bord → le pointage apparaît en temps réel.
5. Utilisation au quotidien
Comment les employés et administrateurs interagissent avec le système chaque jour.
Pour les employés
Pointage par badge
Approchez simplement votre badge RFID/NFC à moins de 3 cm de l'écran du terminal. L'écran confirme votre nom et l'heure.
Pointage par Bluetooth
Ouvrez l'app TrackPass, allez dans « Pointage Bluetooth », et approchez-vous du terminal. Votre carte personnelle s'affiche. Fonctionne aussi sans internet, comme le badge.
Entrée et sortie
Le terminal alterne automatiquement entre entrée et sortie. Pas besoin de préciser : le système sait si c'est votre premier scan de la journée.
Confirmation visuelle
L'écran affiche votre nom, le type de pointage (Entrée / Sortie), l'heure, et votre statut : « À l'heure » ou « En retard » à l'arrivée, « Départ » ou « Départ anticipé » au départ, selon votre horaire.
Pour les administrateurs
Tableau de bord en temps réel
Suivez les arrivées et départs de toute l'équipe en temps réel depuis l'app ou le tableau de bord web.
Alertes automatiques
Recevez des notifications en cas d'absentéisme inhabituel, de terminal hors ligne, ou de départ anticipé.
Rapports hebdomadaires
Chaque lundi matin, recevez automatiquement le résumé de la semaine par notification. Exportez en PDF ou CSV à tout moment.
Configuration à distance
Modifiez les horaires, les tolérances, et les règles de pointage depuis l'app, sans toucher au terminal.
Astuce du quotidien
6. Supprimer votre compte
Tout utilisateur de l'application TrackPass, éditée par Futuras Tech Solutions, peut demander la suppression définitive de son compte et des données personnelles associées.
Depuis l'application mobile
- 1Ouvrez l'application TrackPass et connectez-vous.
- 2Allez dans Profil, puis appuyez sur Supprimer définitivement mon compte.
- 3Cochez les deux cases de confirmation.
- 4Tapez SUPPRIMER dans le champ de confirmation, puis appuyez sur Supprimer définitivement.
La suppression est immédiate et vous êtes déconnecté de tous vos appareils.
Par e-mail, sans l'application
Si vous n'avez plus accès à l'application, écrivez à support@futurastech.com depuis l'adresse e-mail de votre compte, avec pour objet Suppression de compte TrackPass. Nous vérifions votre identité puis supprimons le compte dans un délai maximum de 30 jours, et vous confirmons la suppression par e-mail.
Données supprimées
- Votre compte de connexion (e-mail et mot de passe)
- Vos nom, prénom, numéro de téléphone et photo de profil
- L'identifiant du badge RFID/NFC associé à votre compte
- Vos appareils connectés et jetons de notification
- Vos badges de récompense et séries de ponctualité
Données conservées
- L'historique de pointages, de congés, d'absences et de notes de frais, rattaché à un profil anonymisé « Compte supprimé »
- Ces données appartiennent à votre employeur, qui doit les conserver pour la paie et ses obligations légales (droit du travail), pendant les durées indiquées dans notre Politique de confidentialité
Certains documents, comme les notes de frais ou les justificatifs d'absence, peuvent encore mentionner votre nom. Pour en demander l'effacement, contactez votre employeur ou support@futurastech.com.
Plus de détails dans notre Politique de confidentialité.